與主承辦商洽談場館租賃合作，立項咨詢。

　　1、主辦方立項咨詢：了解主辦方展覽的主題、時間、地點、展覽面積等基本信息。

　　2、現場考場：現場各項技術參數是否符合辦展需要。

　　第二，簽訂場館租賃協(xié)議

　　1、確定租賃合同、場地租賃面積、時間、定金支付方式、尾款結算方式等。

　　2、相關程序的審批和申報。辦理工商、消防、公安、稅務等批準文件(見具體活動規(guī)模、

　　進一步溝通酒店銷售)。主承辦單位自主辦理，展廳協(xié)助。展覽前一個月完成批準(國家

　　際展必備)、消防、治安手續(xù)等批準文件(如廣告、餐飲審批)在展覽前20天完成。

　　第三，場館服務支持

　　1、展覽館服務團隊與主承辦單位團隊溝通實施展覽綜合服務方案

　　展廳運營部:展位位置圖、展位主場建設方案、展品儲存、展品報關運輸方案、商業(yè)

　　務方案等。

　　展覽館后勤部：電力、水、氣連接、空調、網絡、電梯、懸掛、清潔等。

　　清潔部：清潔衛(wèi)生計劃等

　　安全部：展會安全方案證書審查

　　會議餐飲部：餐飲計劃會議計劃

　　2、會場管理：展覽、展覽、撤展、結算

　　展覽前一周與主辦方召開會前會議，確認方案，詳細說明方案內容，檢查工作準備情況，

　　做好服務。開展和撤展期間詳細、周密地安排工作內容，按照之前確認的方案，各模塊按部就班地做好服務工作。會同主辦單位、安保部進行消防檢查、現場檢查、展區(qū)用電安全檢查，管理現場人流、物流、交通流量維護秩序，處理各類突發(fā)事件。根據退出計劃，注意現場安全退出情況，清理現場，聯系現場宴會銷售部門，領取門條，3-5個工作日退還展覽押金。和客戶一起清算尾款。

　　活動申請報批總結：

　　一般大型商業(yè)活動人數在500人以上，場館在五星級酒店或場館，活動需要舞臺建設、安全、媒體等。這就要求活動的組織者有很強的綜合公關能力。首先，承辦活動的活動公司要有資格報批活動，對整個活動報批流程要非常熟悉。活動備案過程中有很多不知名的陷阱，比如500人以上的大型活動，邀請外國嘉賓，三個以上國籍。法律規(guī)定的活動屬性是國際活動的屬性，所以這類活動需要在半年前提交。