隨著文化市場的逐漸繁榮，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富和創(chuàng)新，越來越多的企業(yè)使用以舉辦大型活動(dòng)為形式的營銷措施，市場前沿的媒體也不例外。主題活動(dòng)已經(jīng)成為各種報(bào)紙甚至新聞網(wǎng)站擴(kuò)大品牌影響力、增加廣告收入、培養(yǎng)忠實(shí)讀者、提高競爭力的有力手段。在這些大型活動(dòng)的背后，許多組織者和主辦方遭受了經(jīng)驗(yàn)和管理上的不足，導(dǎo)致了超強(qiáng)的體力和精神壓力，以及各種突發(fā)事件帶來的財(cái)務(wù)預(yù)算超支和經(jīng)濟(jì)損失。作為一個(gè)大型活動(dòng)，筆者組織了一個(gè)簡介紹，參與了整體活動(dòng)。

　　一，前期計(jì)劃

　　根據(jù)項(xiàng)目管理理論，大型活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織許多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。具有鮮明的目的性、周密的計(jì)劃性、廣泛的社會(huì)傳播性、嚴(yán)格的可操作性和經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。

　　為了保證大型活動(dòng)的實(shí)施，前期周密的計(jì)劃是不可或缺的重要保障。在舉辦時(shí)尚文化節(jié)之前，新報(bào)社反復(fù)論證了整個(gè)活動(dòng)的計(jì)劃，從活動(dòng)資金的籌集到舞臺(tái)裝修需要多少盒圖釘?shù)木难芯?，建立了一個(gè)完整的計(jì)劃。一開始很多同志認(rèn)為反復(fù)論證是多余的，認(rèn)為是紙上談兵。他們應(yīng)該在手邊改進(jìn)，不要在冗長的會(huì)議上浪費(fèi)時(shí)間和空談。現(xiàn)在看來，10天的時(shí)間，幾百場演出，幾萬觀眾的時(shí)尚文化節(jié)已經(jīng)完全準(zhǔn)備好了，任何一場演出都沒有成功。

　　1、提出活動(dòng)設(shè)想，明確活動(dòng)的性質(zhì)、目的和任務(wù)。

　　2、按照活動(dòng)的設(shè)想，提出活動(dòng)的初步計(jì)劃，對活動(dòng)的內(nèi)容、規(guī)模進(jìn)行初步擬定，對活動(dòng)的地點(diǎn)和參與人數(shù)進(jìn)行初步確定。

　　3、根據(jù)活動(dòng)的初步計(jì)劃，選擇活動(dòng)地點(diǎn)，并根據(jù)場地的實(shí)際情況，確定場地布置。

　　4、對參加活動(dòng)的人選和選擇方法，按照初步的活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行初步確定。

　　5、考慮輔助人員的數(shù)量和來源。

　　6、確定以上內(nèi)容后，根據(jù)活動(dòng)場所的布局要求、活動(dòng)內(nèi)容的安排、活動(dòng)規(guī)模、活動(dòng)時(shí)間和參與人數(shù)，制定更詳細(xì)的活動(dòng)資金預(yù)算。

　　7、充分論證和修改初步活動(dòng)的計(jì)劃，制定終的活動(dòng)計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃，并撰寫活動(dòng)計(jì)劃。該計(jì)劃的內(nèi)容包括:活動(dòng)的性質(zhì)、目的和任務(wù)、活動(dòng)的規(guī)模和參與者的數(shù)量、活動(dòng)的日期、內(nèi)容、時(shí)間和程序的安排、活動(dòng)的地點(diǎn)和現(xiàn)場安排、活動(dòng)的物流輔助人員的選擇和安排、活動(dòng)主持人的候選人、禮儀、活動(dòng)資金的預(yù)算和分配、活動(dòng)的交通和住宿安排等。

　　第二，活動(dòng)準(zhǔn)備

　　大型活動(dòng)涉及面廣，需要準(zhǔn)備的材料和事項(xiàng)多，活動(dòng)的準(zhǔn)備難度大，是整個(gè)活動(dòng)成功的關(guān)鍵。一屆貴州時(shí)尚文化節(jié)的核心內(nèi)容是16個(gè)項(xiàng)目的時(shí)尚競賽和一個(gè)時(shí)尚文藝晚會(huì)，其中16個(gè)項(xiàng)目對場地、道具、燈光音響有不同的要求。攀巖、網(wǎng)球、自行車攀爬等很多項(xiàng)目的比賽也需要專業(yè)的場地和道具。因此，整個(gè)活動(dòng)的準(zhǔn)備涉及面很廣，有很多事情需要聯(lián)系和準(zhǔn)備?？紤]到自己的經(jīng)驗(yàn)不足，我們在前期準(zhǔn)備了一個(gè)合適的時(shí)間，以便做好準(zhǔn)備。

　　(一)、辦理審批手續(xù)

　　這是很多媒體活動(dòng)組織者容易忽視的問題。我們在舉辦時(shí)尚大賽之初，并沒有考慮到活動(dòng)需要相關(guān)部門的審批。我們曾經(jīng)被相關(guān)部門追究責(zé)任，幾乎陷入僵局。幸運(yùn)的是，報(bào)紙的總編輯及時(shí)介入，危機(jī)公關(guān)才能順利進(jìn)行。

　　根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》，從事特定活動(dòng)的公民、法人或者其他組織，需要依法取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)申請活動(dòng)策劃，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。對于媒體舉辦的常見大型活動(dòng)，文化廳(局)主要需要報(bào)批。、體育局、公安、消防、環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門也可能出現(xiàn)其他申報(bào)行政機(jī)關(guān)，但通常機(jī)會(huì)較少。具體來說，在辦理活動(dòng)審批手續(xù)時(shí)，要特別注意準(zhǔn)備活動(dòng)場所的平面示意圖和活動(dòng)安全工作方案。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，在舉辦活動(dòng)之前，一定要考慮很多方面，咨詢很多方面，尤其是活動(dòng)中有特殊內(nèi)容的時(shí)候，一定要提前征得相關(guān)部門的同意，避免不必要的麻煩。

　　(二)、聯(lián)系網(wǎng)站，確定合作伙伴，簽訂相關(guān)合同。